โครงการเป็นการจัดกิจกรรมที่เป็นระบบ เพื่อการปฏิบัติหน้าที่องค์การให้บรรลุถึงเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งโครงการที่ดีย่อมทำให้ประสิทธิภาพของการดำเนินงาน และผลตอบแทนที่องค์การหรือหน่วยงานจะได้รับอย่างคุ้มค่า อันจะนำมาซึ่งการพัฒนาของหน่วยงานนั้นๆ ซึ่งได้สรุปลักษณะที่ดีของโครงการดังต่อไปนี้ 1.สามารถตอบสนองความต้องการหรือแก้ปัญหาขององค์การหรือหน่วยงานได้ 2.มีวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน สามารถดำเนินงานและปฏิบัติได้ 3.รายละเอียดของโครงการต้องสอดคล้องและสัมพันธ์กัน กล่าวคือ วัตถุประสงค์ของโครงการต้องสอดคล้องกับหลักการและเหตุผล วิธีการดำเนินงานต้องสอดคล้องกับวัตถุป
ระสงค์เป็นต้น 4.รายละเอียดของโครงการสามารถเข้าใจได้ง่าย สะดวกต่อการดำเนินงานตามโครงการ 5.เป็นโครงการที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ สอดคล้องกับแผนงานหลักขององค์การและสามารถติดตามประเมินผลได้ 6.โครงการต้องกำหนดขึ้นจากข้อมูลที่มีความเป็นจริง และเป็นข้อมูลที่ได้รับการวิเคราะห์อย่างรอบคอบ 7.โครงการต้องได้รับการสนับสนุนในด้านทรัพยากร และการบริหารอย่างเหมาะสม 8. โครงการต้องมีระยะเวลาในการดำเนินงาน กล่าวคือต้องระบุถึงวันเวลาที่เริ่มต้น และสิ้นสุดโครงการข้อสังเกต โครงการที่กำหนดขึ้นแม้เป็นโครงการที่มีลักษณะดีเพียงใด แต่ตัวโครงการก็ไม่อาจแก้ไขปัญหาต่างๆ ขององค์การ หน่วยงาน หรือ สังคมของชนกลุ่มใหญ่ ตามที่ได้เขียนไว้ในโครงการได้ทั้งหมด เพราะการดำเนินโครงการเพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ ในโครงการยังมีส่วนประกอบหรือปัจจัยอื่นๆ อีกมากมายที่อาจทำให้การดำเนินงานของโครงการบรรลุถึงเป้าหมายอย่างด้อยประสิทธิภาพนอกจากนี้โครงการหนึ่งอาจเป็นโครงการที่ดีที่สุดในระยะหนึ่ง แต่อาจเป็นโครงการที่ใช้ประโยชน์ได้น้อยในอีกเวลาหนึ่งก็เป็นไปได้ผู้เขียนหรือกลุ่มผู้เขียนโครงการอาจจะเป็นคนละคนกับผู้ดำเนินงานตามโครงการหรืออาจจะเป็นคนๆ เดียวกันหรือกลุ่มๆเดียวกันก็ย่อมได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะปัจจัยหลายประการ เช่น ขนาดและชนิดขอโครงการลักษณะของโครงการและอื่นๆ เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าโครงการจะมีขนาดเช่นใด ชนิดและประเภทใด ย่อมต้องมีรูปแบบ (Form) หรือโครงสร้าง (Structure) ในการเขียนที่เหมือนกันดังนี้
1. ชื่อโครงการ 2. หน่วยงานที่รับผิดชอบโครงการ 3. ผู้รับผิดชอบโครงการ 4. หลักการและเหตุผล 5. วัตถุประสงค์และเป้าหมาย 6. วิธีดำเนินการ 7. แผนปฏิบัติงาน 8. ระยะเวลาในการดำเนินโครงการ 9. งบประมาณและทรัพยากรที่ต้องใช้ 10. การติดตามและประเมินผลโครงการสรุปแล้วการเขียนโครงการแบบประเพณีนิยมจะต้องมีเนื้อหาสาระที่ละเอียดชัดเจนเฉพาะเจาะจง โดยรูปแบบของโครงการจะสามารถตอบคำถามดังต่อไปนี้ได้ คือ
1. โครงการอะไร หมายถึง ชื่อโครงการ 2. ทำไมต้องทำโครงการนั้น หมายถึง หลักการและเหตุผล 3. ทำเพื่ออะไร หมายถึง วัตถุประสงค์4. ทำในปริมาณเท่าใด หมายถึง เป้าหมาย5. ทำอย่างไร หมายถึง วิธีดำเนินการ6. ทำเมื่อใดและนานแค่ไหน หมายถึง ระยะเวลาดำเนินการ7. ใช้ทรัพยากรอะไร เท่าใด และได้จากไหน หมายถึง งบประมาณและทรัพยากรอื่นๆ8. ใครทำ หมายถึง ผู้รับผิดชอบโครงการ9. ต้องทำกับใคร หมายถึง หน่วยงานหรือบุคคลที่ให้การสนับสนุน10. ทำได้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายหรือไม่ หมายถึง การประเมินผล11. เกิดอะไรขึ้นเมื่อสิ้นสุดโครงการ หมายถึง ผลที่คาดว่าจะได้รับ 12. มีปัญหาอุปสรรคหรือไม่ หมายถึง ข้อเสนอแนะโครงการทุกโครงการ หากผู้เขียนโครงการสามารถตอบคำถามทุกคำถามดังกล่าวได้ทั้งหมด อาจถือได้ว่าเป็นการเขียนโครงการที่มีความสมบูรณ์ในรูปแบบ และหากการตอบคำถามได้อย่างมีเหตุผลและมีหลักการ ย่อมถือได้ว่าโครงการที่เขียนขึ้นนั้นเป็นโครงการที่ดี นอกจากจะได้รับการพิจารณาอนุมัติโดยง่ายแล้ว ผลของการดำเนินงานมักจะมีประสิทธิภาพด้วยปัญหาในการเขียนโครงการในการเขียนโครงการนั้นเป็นการกำหนดกิจกรรมต่างๆ หรือกิจกรรมที่จะทำในอนาคตโดยอาศัยข้อมูลต่างๆ ที่มีอยู่ในปัจจุบันเป็นตัวกำหนดกิจกรรมในโครงการ เมื่อเป็นเช่นนี้หากเป็นโครงการที่ดีย่อมนำมาซึ่งคุณภาพและประสิทธิภาพของหน่วยงาน โครงการบางโครงการเมื่อเขียนขึ้นมาแล้วไม่สามารถนำไปใช้ปฏิบัติได้ เนื่องจากปัญหาต่างๆ ซึ่งสามารถสรุปได้ดังนี้
1. ขาดบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถที่แท้จริงในการเขียนโครงการ โครงการจำนวนไม่น้อยที่เขียนขึ้น โดยบุคคลที่ไม่มีความรู้ความสามารถในเรื่องนั้น ขาดข้อมูลที่มีความเป็นจริง หรือขาดข้อมูลที่จะต้องใช้จริง ผู้เขียนโครงการเขียนโครงการโดยได้รับการมอบหมายจากผู้บังคับบัญชาผลจากการเขียนโครงการในลักษณะนี้จะทำให้เกิดปัญหาแก่ผู้ปฏิบัติโครงการในการจะนำเอาโครงการไปปฏิบัติให้เกิดเป็นผลได้อย่างมีคุณภาพและประสิทธิภาพ
2. ระยะเวลาที่ใช้ในการเขียนโครงการ หลายโครงการประสบปัญหาเกี่ยวกับการจัดทำโครงการในระยะอันสั้น ทำให้ไม่สามารถที่จะศึกษาข้อมูลพื้นฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างละเอียด ข้อมูลบางชนิดขาดการวิเคราะห์ที่ดีพอ เมื่อเขียนโครงการขึ้นมาแล้วจึงขาดความชัดเจนของข้อมูล จึงเป็นปัญหายุ่งยากในการนำเอาโครงการไปปฏิบัติ
3. ขาดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ในการเขียนโครงการบางโครงการขาดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการเขียนโครงการ เป็นผลให้เกิดความยุ่งยากต่อการตรวจสอบ ควบคุมและติดตามการดำเนินงาน และมีผลสืบเนื่องถึงการประเมินผลโครงการด้วย
4. การเขียนโครงการเป็นเรื่องของอนาคต ที่อาจมีความไม่แน่นอนเกิดขึ้น อันเป็นผลมาจากตัวแปรต่างๆ ที่ผู้เขียนโครงการไม่สามารถควบคุมได้ เช่น ภัยธรรมชาติต่างๆ หรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด ได้แก่ การเมือง เศรษฐกิจ สิ่งต่างๆ เหล่านี้ล้วนมีผลกระทบต่อการดำเนินงานทั้งสิ้นและเป็นสิ่งที่ไม่สามารถควบคุมได้ จึงเป็นปัญหาอย่างสำคัญของการเขียนโครงการ
5. ขาดการสนับสนุนจากผู้บริหารองค์การ ในบางครั้งการเขียนโครงการ แม้จะเขียนดีเพียงใด หากผู้บริหารไม่ให้ความสนใจขาดการสนับสนุนในเรื่องงบประมาณ และทรัพยากรต่างๆที่จำเป็นต่อการทำโครงการอย่างเพียงพอ ย่อมจะสร้างปัญหาให้แก่การดำเนินโครงการได้เช่นเดียวกัน
6. ขาดการประสานงานและร่วมมือจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง โครงการบางโครงการจำเป็นที่จะต้องมีการประสานงานกับองค์กรหรือหน่วยงานอื่นๆ เพื่อให้โครงการที่ทำอยู่บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โครงการที่จะสำเร็จได้จะต้องได้รับความร่วมมือจากองค์กรหรือหน่วยงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการปฏิบัติตามโครงการด้วย หากขาดการประสานงานและร่วมมือจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องแล้วก็จะทำให้เกิดปัญหาในการทำโครงการ โครงการดังกล่าวก็บรรลุวัตถุประสงค์ได้ยากหรืออาจจะไม่บรรลุวัตถุประสงค์ก็ได้
